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眼镜制造公司案例
发布于 : 2019-02-14 浏览 : 337

一、 德国Spielberg(斯皮尔伯格)公司的文件管理系统

德国Spielberg公司1969年在德国成立,已拥有40多年的文件管理经验。1990年与佳能合作开发出第一套文件管理系统CANONFILE, 只能支持佳能的高速文件扫描仪扫描文件。1999年研发出Scanfile 是内联网版本的文件管理系统,可以支持任何牌子型号的扫描仪,当时已是很成熟的文件管理系统,且操作简单,在欧洲市场很畅销。2005年研发出 FileDirector ,是内联网与互联网版本的文件管理系统。2008年开始在香港销售,首位用户是澳门赛马会。

 

二、香港公司与深圳公司的经验积累

香港公司于1989年在香港成立,为客户提供将文件及图纸拍摄成缩微胶片的服务,方便资料的储存与查阅。从2000开始提供文件与图纸的扫描服务;同时也使用 scanfile 文件管理系统,配合高速扫描仪,为客户提供全方位的文件管理方案。至今拥有20多年文件管理经验,并为很多出名的公司及机构完成了大小规模不同的文档处理工作。

深圳公司从2000年开始为深圳银监局、国泰航空公司、广州农信社等客户提供文件扫描服务。在这十多年的发展中,我们除了做扫描服务,也销售文件管理系统。

作为文件管理软件销售公司,我们比同行优势的地方是,销售文件管理系统同时,亦提供文件管理的知识,对文件的扫描流程我们有丰富的经验,因为我们本身以文件管理系统为工具,为客户提供文件扫描服务。

三、眼镜制造公司案例

眼镜制造公司成立于上世纪70年代,至今在亚洲拥有员工约2000人,现已成为香港最大的镜片生产商、批发商,在香港市场占有率达60%以上。在深圳、上海分别设立了订制镜片工厂,其中深圳工厂采用顶尖生产设备,每月生产车房镜片380,000片;全自动化裁型生产线,日裁型镜片2500副,加工能力亚洲首屈一指。

 

2013年中眼鏡制造公司深圳罗湖扫描办公室,高速文件扫描仪出故障,找我们公司维修,维修好扫描仪后,测试扫描仪连接的是日本办公设备大公司卖的文件管理系统,系统内已扫描存储文件20~30万份,登入系统都要花费10多分钟,其操作人员也反映此系统使用过程中常断线,再连接系统扫描文件需要花费10多分钟。

我们便联系了该公司的账务总监,其也是深圳眼鏡制造工厂的直接负责人,了解其公司文件扫描管理的状况后,提出了我们的建议,同时也介绍了我们代理的德国公司的文件管理系统。

 

眼镜制造公司每生产出一副镜片便会生成一套单据,包括销售单、客户订单、工厂加工明细单;向销售商提供眼镜的同时,需要签收有销售商签名或盖章的送货单,此单据是财务收款的凭证。仅某一销售商每月的送货单就有1万多份。深圳眼镜制造厂每月生成的送货单有3万多份,另生成相同数量的留底单据(包括销售单、客户订单、工厂加工明细单等)。签收的送货单为一份一张,留底单据一份有2~4张不等。









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之前使用日本办公设备大公司销售的文件管理系统,扫描的方式是将纸质文件扫描之后,通过文管理系统内的OCR区域识别功能采集送货单的四个索引,作为查找文件的索引,识别的准确率为70%~80%,需要人员检查索引与修正错误的索引内容,查找客户端与编辑客户端是独立的,当查找到的文件索引需更改时操作麻烦。随着时间的推移,当系统内存档文件达到20~30万份时,使用系统时经常断线,且重新开启客户端需要10多分钟,。且由于采用OCR区域识别索引及人手修正大量文件索引,不当消耗大量人力资源,而且存档文件的索引仍会有错误,导致查找文件时查找不到需求的文件,或统计有误。由于客户需要扫描存档文件越来越多,此文件管理系统已达不到他们使用需求。

 

我们建议的改善措施是,将识别区域文本,改进为识别二维码QR Code。识别QC Code索引理想的识别率是100%,但客户初期扫描时,识别的概率只有80~90%,随着扫描时间的推移,在扫描的过程中会出扫描识别概率过低的状况。后发现是扫描电脑负荷不了扫描的工作量,便更换成了DELL的高配置(CUP: i7)电脑,扫描的概率趋向于稳定,但仍没达到理想,由于扫描仪老化,扫描量已达到500万张以上,且搓纸能力差,容易卡纸,影响扫描效率。后更换成Canon DR-G1100高速文件扫描仪,此扫描仪采用300 dpi,以黑白模式扫描A4纸的速度为116张每分钟;由于客户的签收单只有A4纸的1/3大小,扫描速度每分钟可达到150张。

扫描每张文件的同时系统不只是要获取图像,还要识别QR Code。在DELLCPU i7电脑上运作,QR code 的识别概率为99%


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我们的做法是在将需要识别的四个索引内容添加到QR Code 内,扫描时识别QR Code。识别的概率为99%,有1%的概率识别不到,但不会识别错误。

另外客户亦有需求通过扫描文件查找原纸质文件,签收单为一份文件一张,一箱文件内有近1万份的签收单,当查找到扫描文件后,如何准确的对应查找到原文件呢?

我们的做法是,增加了个精确到秒的系统自动录入日期作为索引,在扫描文件时系统会自动录入当时精确到秒的日期,当用户在系统内找到扫描文件时,可以通过这个索引,准确定位纸质文件的位置。

总结:

1. 在单一服务器上,用户可多点扫描与查找文件等工作,且系统性能稳定,不会因为存储了大量文件出现延时或断线等现象,从而保障用户的工作效率。

2. FileDirector 系统可以通过二维码(QR Code)来提供索引信息,暂时是同类软件所没有的,如果采用文本区域识别索引,一般的识别的概率可能达到70%~80%。 采用QR Code 识别索引,实际使用的识别概率为99%,在扫描大量文件的工作中,大大减少了编辑索引所需的人力成本,也避免了录入索引的数据出错。

3.单据文件扫描管理对眼镜制造厂的重要性:

a) 眼镜制造厂是港资企业,香港财务要求,电子文件永久保存,纸质文件保存一年;

b) 财务部人员的与客户对帐时,有时需要找底单或面单,与客户核对,从文件管理系统内查找文件与客户核对,轻松方便;若采用原始方式,查找纸质单据与客户核对,不仅费时,常常是找不到需要的纸质单据,即便找到了都有可以不是一份完整的纸质单据;另有些客户与其对帐时,要求提供扫描的底单;

c) 在文件管理系统内,使用文件编号查找文件,便可查找到此编号的各类关联文件,方便财务人员与客户对单,给工作带来了很大的便利。

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