改善文件管理的第一步

你是否有遇到以下情況？

每日需要大量工作时间在处理文件：找文件、查数据、整理、影印、传真、存盘…

找不到所需文件而蒙受业务上的损失；

办公室租金愈来愈贵，文件存放空间永远不敷应用、文件柜愈来愈多、工作空间愈来愈少，甚至办公枱下亦放满文件夹/快劳；

文件及数据无备份，不幸遇到意外时可能令到业务停顿，损失难以补救。

   

何为文件管理？

文件管理是文件由制作、查阅、传送、存盘、储存，备份、直至毁灭的整个流程管理；

由于日常业务上均需要查阅、分享、传送大量数据、数据作参考，所以文件管理及效率日益重要。

 

如何提高文件管理的效率？

传统文件存盘管理都是以人手及纸张为主，不但占据大量空间，亦无标准，在查阅时十分费时，甚至可能找不到所需文件；

所以应该先从文件存盘管理入手，制订文件存盘的标准。以后在查阅、分享及管理上都会较为容易；

文件管理数码化，在制订管理标准时会更加容易。

  

如何制订文件存盘的标准？

 

文件管理数码化的好处？

实时获得所需数据；

因节省搜寻数据的时间

提升服务质素及工作效率；

大量节省办公室空间、一只光盘约半个文件柜；

节省存取文件、行政管理及影印费用；

节省购买活页夹及文件柜的费用；

保存数据的完整性；

容易处理数据保密及备份；

文件扫描经检查后，可将文件消毁，以节省存放文件空间。

 

如何实施文件数码化？

首先需要一套文档管理软件来处理文档数码化后的存取及备份；

公司内部需要按本身要求制订标准索引格式及存放位置；

电子档案如Word、Excel、Outlook、JEPG、PDF及数码相等，均可直接汇入文档管理软件；

纸张文件可用专业的扫描仪扫描存盘。

 

为何需要文档管理软件？

单单将文件扫描存在计算机的活页夹内，等如存放在你计算机上的[我的文件]，只凭个人习惯去存盘，并无标准，根本无法共享，甚至随着习惯改变，忘记存放位置。

单凭一个简单的文件名称，不能提供更详细的资料。

 

使用文档管理软件有甚么好处？

文档管理软件提供了数码化文档的所需的管理包括存放位置、多重索引格式、自动化索引、快速检视、简易备份等多项功能，在制订文件存盘标准时更方便容易；

介绍：德国ScanFile文件大内总管

德国开发的入门级文档管理软件；

对象为中小企业, 机构或个人用户；

图像化接口、简单易用

与传统的文件存盘概念非常接近

无需高深的计算机知识

新手上路，只需20分钟

多语系支缓：英、中繁简、日、韩等；

IT技术支缓费用低，日常维护、备份容易；

结构、性能与高阶网络版相近，能管理大量文档，并能按业务发展需求升级至网络版本，直接兼容，无需格式转换。

 

  

介绍：ScanFile文件大内总管功能

图像化接口，清晰易明

一个接口处理文件扫描、索引及搜寻

每份文件最高可自订10个索引字段

自订关键词加快搜寻速度

自订词典简化输入索引速度

自订活页夹容量方便备份

直接储存电子文文件

一按输出至电邮、档案及打印

自动备份提示

全文检索功能OCR

个案分享：

成衣制造：将要送交外国的单据先扫描存盘，再以电邮传送，节省大量影印及邮寄费用。

汽车零件制造：将图纸及客户档案扫描，方便管理不同版本及查阅。

环保清洁用品：将每日派送单据扫描，方便月结。

药品分销商：年结后将会计文件扫描，节省储存空间及方便查阅。

建筑公司：将每日来往信件扫描，方便查阅。

律师楼：将已完结的档案扫描，节省储存空间、方便查阅，同时保持文件的完整性。

速递：将每日派送单据扫描，查阅时间由半日缩短至1分钟，更可直接电邮给客户核对，提高客户服务质素。