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深圳报关行-文档管理系统的应用实例
发布于 : 2019-03-21 浏览 : 229


文件管理的使用建议:不出错的保证;完美、高效的结果

 

几年前深圳文锦渡的一家报关公司,为国内一家大型上市公司提供进口出报代理服务,该上市公司有13家分公司,每月进出口的报关单及商检单有几千份,报关公司每月还需要按13家分公司分类汇总生成一份报关代理费报表,提交上市公司的关务部、经过核实、收取报关代理服务费。

 

若用人手记录报关单号、每天通过纸质文件、记录成册;在每个月底工作完成后、再根据13份手册的记录汇总生成报表,最起码要四个人手,以人手的方式登记报关记录出错是不可避免的。(人手操作与科技手段不可以相提并论)

 

哪个月总有一单或两单报关单遗漏登记,哪个月份的报关代理费、上市公司的关务部就肯定拖延,甚至拒绝支付。

 

出错在商业行为中就是收不到钱。

 

那如何解决这个问题呢?

 

这家报关公司在饱受了几轮的报表出错、重新核对、补充单据资料、再次提交报表后。

 

最终使用我们推荐的文档管理系统来扫描管理:上市公司的报关单及所有随附单据(有发票、装箱单、提单、代理报关委托书)。每天100多份的报关单扫描存档到文档管理系统内只要30多分钟的时间,系统可以识别海关单据上的条形码、自动拆分每一份单、事后处理每一份单的具体信息内容(哪一家分公司、单据的类别、货物内容.)一个人就可以轻松完成,月底从系统里导出报关代理费的汇总报表,有什么疑问可以直接调取单据扫描件核对。

image.png 

• 输入索引:报关公司与日期

• 搜寻结果清单:列出某公司某日期的所有报关记录

• 图像显示:详细查看到原单据扫描件

image.png 

• 文档管理系统 内统计的报表粘贴到Excel表格,发送给客户。

image.png 

 

得到的效益:(不出错)

1. 节省人手 ,节省三个人手,一年节省的费用至少12万元。

2. 每个月提供给客户关务部的报关费的汇总报表不出错。

3. 即使是小报关行;高效的文件管理。在上市公司面前不丢架!为客户提供原文件核对;反而是上市公司的关务部急需翻查报关文件时,让报关公司帮忙查找。

 

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