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改善文件管理的第一步
发布于 : 2019-02-21 浏览 : 156

改善文件管理的第一步

你是否有遇到以下情況?

每日需要大量工作时间在处理文件:找文件、查数据、整理、影印、传真、存盘…

找不到所需文件而蒙受业务上的损失;

办公室租金愈来愈贵,文件存放空间永远不敷应用、文件柜愈来愈多、工作空间愈来愈少,甚至办公枱下亦放满文件夹/快劳;

文件及数据无备份,不幸遇到意外时可能令到业务停顿,损失难以补救。

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何为文件管理?

文件管理是文件由制作、查阅、传送、存盘、储存,备份、直至毁灭的整个流程管理;

由于日常业务上均需要查阅、分享、传送大量数据、数据作参考,所以文件管理及效率日益重要。

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如何提高文件管理的效率?

传统文件存盘管理都是以人手及纸张为主,不但占据大量空间,亦无标准,在查阅时十分费时,甚至可能找不到所需文件;

所以应该先从文件存盘管理入手,制订文件存盘的标准。以后在查阅、分享及管理上都会较为容易;

文件管理数码化,在制订管理标准时会更加容易。

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如何制订文件存盘的标准?

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文件管理数码化的好处?

实时获得所需数据;

因节省搜寻数据的时间

提升服务质素及工作效率;

大量节省办公室空间、一只光盘约半个文件柜;

节省存取文件、行政管理及影印费用;

节省购买活页夹及文件柜的费用;

保存数据的完整性;

容易处理数据保密及备份;

文件扫描经检查后,可将文件消毁,以节省存放文件空间。

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如何实施文件数码化?

首先需要一套文档管理软件来处理文档数码化后的存取及备份;

公司内部需要按本身要求制订标准索引格式及存放位置;

电子档案如Word、Excel、Outlook、JEPG、PDF及数码相等,均可直接汇入文档管理软件;

纸张文件可用专业的扫描仪扫描存盘。

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为何需要文档管理软件?

单单将文件扫描存在计算机的活页夹内,等如存放在你计算机上的[我的文件],只凭个人习惯去存盘,并无标准,根本无法共享,甚至随着习惯改变,忘记存放位置。

单凭一个简单的文件名称,不能提供更详细的资料。

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使用文档管理软件有甚么好处?

文档管理软件提供了数码化文档的所需的管理包括存放位置、多重索引格式、自动化索引、快速检视、简易备份等多项功能,在制订文件存盘标准时更方便容易;

介绍:德国ScanFile文件大内总管

德国开发的入门级文档管理软件;

对象为中小企业, 机构或个人用户;

图像化接口、简单易用

与传统的文件存盘概念非常接近

无需高深的计算机知识

新手上路,只需20分钟

多语系支缓:英、中繁简、日、韩等;

IT技术支缓费用低,日常维护、备份容易;

结构、性能与高阶网络版相近,能管理大量文档,并能按业务发展需求升级至网络版本,直接兼容,无需格式转换。

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介绍:ScanFile文件大内总管功能

图像化接口,清晰易明

一个接口处理文件扫描、索引及搜寻

每份文件最高可自订10个索引字段

自订关键词加快搜寻速度

自订词典简化输入索引速度

自订活页夹容量方便备份

直接储存电子文文件

一按输出至电邮、档案及打印

自动备份提示

全文检索功能OCR


个案分享:

成衣制造:将要送交外国的单据先扫描存盘,再以电邮传送,节省大量影印及邮寄费用。

汽车零件制造:将图纸及客户档案扫描,方便管理不同版本及查阅。

环保清洁用品:将每日派送单据扫描,方便月结。

药品分销商:年结后将会计文件扫描,节省储存空间及方便查阅。

建筑公司:将每日来往信件扫描,方便查阅。

律师楼:将已完结的档案扫描,节省储存空间、方便查阅,同时保持文件的完整性。

速递:将每日派送单据扫描,查阅时间由半日缩短至1分钟,更可直接电邮给客户核对,提高客户服务质素。

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